Teams, Abteilungen und Niederlassungen

Zur besseren Übersichtlichkeit und Verwaltung, können Mitarbeiter in TimePunch gruppiert werden. Es werden dabei drei Ebenen für die Gruppenbildung unterstützt. Diese sind Teams, Abteilungen und Niederlassungen.

Jede Gruppe (sprich Team, Abteilung oder Niederlassung) muss einem Gruppenleiter zugeordnet sein. Der Gruppenleiter hat unabhängig von seiner tatsächlichen Berechtigung in TimePunch das Recht auf die Arbeitszeitberichte seiner Mitarbeiter zuzugreifen. D.h. ein lesender Zugriff auf die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter ist immer gewährleistet.

Zusätzlich kann dem Gruppenleiter und den Assistenten das Recht „Personalmanagement“ eingeräumt werden.

In diesem Fall hat der Gruppenleiter die Berechtigung die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter auch zu verwalten, d.h. zu bearbeiten.

Die Gruppen, auf die der Gruppenleiter zugreifen kann, werden in TimePunch neben der Mitarbeiterauswahlliste angezeigt.

Neue Gruppen anlegen und bearbeiten

Teams, Abteilungen und Niederlassungen werden in TimePunch im Menü „Stammdaten“ angezeigt. Die Gruppenverwaltung obliegt dem Administrator in TimePunch. Nur der Administrator kann neue Gruppen anlegen und Mitarbeiter entsprechend berechtigen.

Eine neue Gruppe wird über die Schaltfläche „Neu“ angelegt.

Jeder Gruppe müssen ein Name und ein Gruppenleiter (hier Abteilungsleiter) zugeordnet werden. Weiterhin können Mitarbeiter aus der Gruppe als Assistenten zugeordnet sein.

Wichtig: Der Gruppenleiter muss kein Mitglied der Gruppe sein, die ausgewählten Assistenten jedoch schon. So ist sichergestellt, dass ein Mitarbeiter die Leitung über mehrere Gruppen erhalten kann.

Der Gruppenleiter verfügt immer über das Recht die Arbeitszeitberichte seiner Mitarbeiter einzusehen. Aber nur mit der Berechtigung „Personalmanagement“ darf er auch die Zeiten seiner Mitarbeiter verwalten und bearbeiten.

Über das Menü „Stammdaten“ und den Unterpunkten Teams, Abteilungen und Niederlassungen wird die Gruppenliste geöffnet. Durch die Schaltfläche Bearbeiten kann die Gruppenzuordnung editiert werden.

Gruppenzuordnung importieren / exportieren

In den Stammdaten kann die Gruppenzuordnung über den Menüpunkt „Datei“ importiert und exportiert werden.

Dies geschieht vornehmlich über den CSV Import. Dabei wird angenommen, dass die erste Zeile die Überschriften enthält. Damit wird der eigentliche Inhalt der Spalte definiert. Die Reihenfolge und die Vollständigkeit der Daten ist unerheblich. Wichtig ist nur, dass die beiden Pflichtfelder „Name“ sowie „Mitarbeiter“ definiert sind.

Tipp: Am einfachsten wird die Import-Vorlage erstellt, indem ein Testdatensatz über den Menüpunkt „Datei / Abteilungszuordnung exportieren“ als CSV Datei abgespeichert wird.

Mitarbeiter direkt zuordnen

Über das Mitarbeiterprofil kann der Mitarbeiter auch direkt dem jeweiligen Team, der Abteilung und der Niederlassung zugeordnet werden. Dies ist in vielen Fällen einfacher, da der Mitarbeiter ganzheitlich bearbeitet werden kann.

Hinweis: Die direkt beim Mitarbeitenden angezeigte Gruppe (Team, Abteilung, Niederlassung) ist die jeweilige Hauptgruppe. Die Hauptgruppe entscheidet darüber, welche Leitungspersonen die Abwesenheitsanträge freigeben. Nur Gruppenleiter/Assistenten in den jeweils zugeordneten Hauptgruppen werden bei Abwesenheitsanträgen gefragt. Alle anderen Gruppenleiter werden über die Abwesenheit nur informiert.